Возможные риски и проблемы традиционного процесса

Ошибка в тексте доверенности при ручном наборе.

Наличие полномочий в служебной записке, которые могут трактоваться неоднозначно или не соответствуют законодательству.

Нет единого механизма и процесса выдачи полномочий в рамках доверенностей.

Разнообразие формулировок похожих полномочий в разных доверенностях.

Хранение данных о доверенностях только на бумажном носителе.

Изготовление копии паспорта работника и ее хранение в юридическом отделе.

Преимущества электронного процесса выдачи доверенности

Доверенности формируются в информационной системе без наличия ошибок ручного ввода и на основании паспортных данных, которые уже имеются в системе.

Все полномочия сведены в единый перечень в соответствии с должностными инструкциями и приказом о распределении полномочий.

Отсутствует процедура согласования каждой из выдаваемых доверенностей.

Наличие Журнала выдачи доверенностей на бумажном носителе без информации о конкретных полномочиях в них.

1

2

3

Доверенность на получение товарно-материальных ценностей

Основание

Ответственный
за подготовку

Электронная заявка

Бухгалтерия

Приказ о приеме на работу или кадровое перемещение

Приказ о полномочиях или должностная инструкция

Ответственный
за подготовку

Основание

Доверенность
на представление интересов