Преимущества электронного процесса подачи заявки на оплату счетов

Возможные риски и проблемы процесса

Документ может быть отклонен на любом этапе процесса
и будет произведен запрос новых документов у контрагента.

Отрыв работника от основной работы с целью перемещения документов между подразделениями.

Большая вероятность утери документов на бумажном носителе в процессе согласования.

Формальное согласование отдельных лиц, в результате которого ошибки выявляются при проверке непосредственно перед платежом.

Отсутствие инструмента оперативного отслеживания статуса документов.

Формирует электронную заявку на оплату в информационной системе на основании договора с приложением копий первичных документов

Работник И. передает документы на подписание начальнику

Работник И. передает документы в бухгалтерию

Заявка на оплату в автоматическом режиме проверяется на наличие денежных средств в бюджете и максимальную сумму по договору

Начальник подписывает документы в оплату
(по доверенности)

В бухгалтерии происходит отражение операций в бухгалтерском учете

Работник И. направляет второй экземпляр документов контрагенту

Оплата произведена, работы по договору завершены

Документ формируется в дело для дальнейшего оперативного хранения

2

3

5

6

7

8

9

1

4

Сколько мы теряем на процессе оплаты счетов

Традиционный процесс

После решения

часов

часа

руб.

руб.

~ 18

до 1

~ 9 000

~ 500

средняя длительность согласования и оплаты счета

средняя длительность согласования и оплаты счета

Стоимость 1 процедуры

Стоимость 1 процедуры